On dit souvent qu’un bon début représente déjà la moitié du succès. À mes yeux, maîtriser l’art de la réunion, ou “bien tenir ses réunions”, constitue déjà la moitié de la réussite dans une carrière internationale !
Dans une organisation internationale, ceux qui parviennent à s’imposer à l’échelle mondiale partagent en général la même caractéristique : ils sont clairs quant à leurs objectifs, leurs positions et leur ambition professionnelle. Il ne s’agit pas d’une simple “mentalité de loup” (terme parfois employé dans les médias, associé à un état d’esprit compétitif où seuls les plus forts subsistent). Dans les entreprises étrangères, ce qu’on attend est plutôt la faculté de formuler une vision, de raisonner de manière stratégique et de fédérer les équipes autour d’un objectif commun. Toute compétence en leadership prend racine dans la capacité à se diriger soi-même. Par conséquent, cette volonté se manifeste dans l’exécution des missions au quotidien, tout autant que dans l’évolution de carrière.
C’est pourquoi, dans une carrière à l’étranger ou au sein d’une multinationale, beaucoup de mentors et de cadres expérimentés insistent sur l’importance de la « visibilité », pour que les personnes clés vous connaissent, ainsi que vos aspirations. Et la réunion constitue le principal canal pour y parvenir !
Dans les réunions, c’est via des questions, des défis et des échanges que vous pouvez démontrer votre préparation, votre capacité à communiquer efficacement, votre sens stratégique et même vos aptitudes à négocier ou à gérer un contexte multiculturel.
Bien que cela paraisse évident, je constate souvent en coaching des idées préconçues qui empêchent de s’exprimer avec aisance. Pour vous aider, voici cinq points clés qui pourront vous aider à identifier et surmonter certains blocages.
Table des matières :
- Clarifier votre objectif et votre position
- Faut-il simplement “éviter de se faire réprimander” ?
- Faut-il nécessairement “répondre” à toutes les questions ?
- Qu’entend-on par “proposition stratégique” ?
- Gagner dès le départ et améliorer vos performances
1. Clarifier votre objectif et votre position
Il n’est pas rare que j’aide en coaching des clients à préparer des réunions cruciales. Le constat est souvent le même : ils parviennent très bien à anticiper les participants et leurs attentes, mais, lorsque je leur demande : « Quel est votre objectif et votre position ? », ils sont incapables de me répondre, ou reprennent tout simplement l’objectif de leur supérieur hiérarchique.
Réfléchissez à ces quelques questions :
- « La dernière fois que vous êtes entré dans une salle de réunion, vous aviez un objectif et une position propres ? »
- « Si non — ou si vous n’étiez qu’une extension de votre patron — quelle incidence cela peut-il avoir sur votre performance ? »
- « À votre avis, quelle image les autres participants se font de vous dans ce contexte ? »
2. Faut-il simplement “éviter de se faire réprimander” ?
Beaucoup approchent une réunion en se disant : « Comment me préparer pour ne pas me faire disputer ? ». Mais paradoxalement, adopter une posture défensive (pour “se protéger”) dans la réalisation de vos slides ou de votre intervention peut plus facilement vous attirer des critiques.
Dans la culture d’entreprise occidentale, la réunion est considérée comme un espace d’“échange” d’informations, d’idées et de contacts. Il est donc normal que l’on vous questionne ou que l’on vous contredise, car c’est l’occasion de clarifier mutuellement vos points de vue et de consolider la logique des uns et des autres. Plus vous prétendez détenir la vérité absolue, plus vous risquez de mettre au jour des incohérences, ou de donner l’impression de masquer un manque de confiance.
La prochaine fois que vous préparez une réunion, changez de posture mentale : imaginez que vous vous rendez sur un “marché” pour vendre quelque chose. Un client qui vous pose des questions, c’est tout à fait naturel et bon signe : il veut simplement en savoir plus ! En revanche, personne qui s’intéresse à votre stand, c’est un mauvais présage. Réfléchissez aussi à ce que vous souhaiteriez échanger sur ce marché, et quels sont les “atouts” que vous pouvez apporter à la discussion.
3. Faut-il nécessairement “répondre” à toutes les questions ?
Dans un milieu international, gérer les questions et les défis en réunion n’est pas chose aisée. Certains pensent qu’il faut être capable de répondre à tout pour bénéficier d’une bonne image. Souvent, ces personnes sont celles qui ont de “solides compétences” mais qui se crispent, allant même jusqu’à préparer un diaporama de 100 pages, ce qui s’avère épuisant.
En réalité, lorsque quelqu’un vous met au défi pendant une réunion, vous devez d’abord décider si vous souhaitez répondre ou pas, plutôt que de vous demander si vous pouvez “répondre correctement”.
- Premièrement, chaque phrase que vous prononcez peut provoquer un ressenti distinct chez l’auditoire. Si vous n’avez qu’une dizaine de minutes pour convaincre, vaut-il la peine d’entrer dans ce sujet ? Comment cela affectera-t-il votre temps de parole ?
- Deuxièmement, donner une “bonne réponse” n’est pas toujours possible ou utile. Vous pouvez tout à fait laisser une excellente impression même en reconnaissant que vous ne possédez pas toutes les informations sur le moment, à condition de réagir intelligemment. Nous ne sommes pas sur le plateau d’un jeu télévisé où la justesse de la réponse fait la différence. Il faut surtout savoir gérer la question en fonction de vos objectifs et de votre position.
💡 Lectures complémentaires :
- Comment faire de vos réunions un tremplin pour vous démarquer
- Des réunions qui tournent au cauchemar ? Découvrez la gestion du temps et de l’ordre du jour
4. Qu’entend-on par “proposition stratégique” ?
Au fil des coachings, j’ai remarqué que de nombreux managers taïwanais butent sur la notion de stratégie. Cela vient en partie des différences de logique entre l’Asie et l’Occident ; on entend souvent les dirigeants occidentaux demander : « So what is your strategy ? »
Beaucoup de personnes répondent : « J’ai expliqué ce que j’allais faire ! », croyant avoir déjà détaillé leur stratégie. Pourtant, “stratégie” et “actions” sont deux choses distinctes.
La stratégie s’apparente à un “plan” ou un “principe directeur” que l’on élabore dans un contexte donné pour atteindre un objectif précis ; les actions ne sont que le(s) moyen(s) de concrétiser cette stratégie, selon les ressources disponibles.
Pour illustrer, l’“Empty Fort Strategy” dans l’histoire chinoise consiste à faire croire à l’ennemi que la forteresse est défendue par des forces redoutables, alors qu’elle ne l’est pas. Jouer de la musique ou danser pourrait fonctionner, tant que le message perçu est : « Nous vous attendions et sommes prêts ! ». Dans une réunion, si vous insistez sur vos actions concrètes (jouer de la musique, etc.), vous passez pour quelqu’un qui exécute. Si vous mettez l’accent sur la stratégie (tromper l’adversaire sans engager de troupes), vous renvoyez plutôt l’image d’un futur “général” capable de concevoir un plan d’ensemble.
5. Gagner dès le départ et améliorer vos performances
Certaines personnes doivent régulièrement rassembler leurs supérieurs et des collègues pour des réunions, mais s’enlisent dans des préparatifs interminables, persuadées que tout doit être impeccable avant de fixer une date.
Une question simple à se poser : “Qu’est-ce qui vous empêche d’inviter d’abord l’un de vos interlocuteurs à prendre un café ?” Quand j’aborde ce point, mes clients rient souvent : « En fait, rien ne m’en empêche… ».
J’ai longtemps traité certaines réunions importantes comme une grande compétition sportive, me préparant des semaines comme si c’était les Jeux Olympiques. Mais cette approche concentre toute la pression sur une date précise. Dans mon autre article sur « Les trois compétences-clés dans un environnement international », je mentionnais déjà la portée du networking.
La réunion n’est qu’une opportunité de réunir plusieurs personnes cruciales en même temps pour aboutir plus efficacement à un consensus. En réalité, de nombreux échanges ou rapprochements peuvent (et devraient) avoir lieu en amont. Il vaut mieux éviter de “déballer le colis” en plein meeting, ignorant si c’est un cadeau ou une bombe. Le risque est bien trop grand.
Si vous cherchez à progresser dans votre carrière ou à devenir un leader plus accompli, n’hésitez pas à considérer mes services de coaching professionnel. Je pourrai vous aider à dépasser vos blocages et à donner le meilleur de vous-même, pour réaliser la carrière dont vous rêvez !